RIMBORSO SPESE AMMINISTRATORE

Rimborso spese amministratore: cos’è e come funziona? Il rimborso spese analitico, forfettario e misto per amministratori ed il calcolo del rimborso spese per l’utilizzo di autoveicoli propri.

Quando un amministratore effettua degli incarichi relativi alla gestione dell’azienda per cui ha mandato ad operare può chiedere un rimborso delle spese sostenute. Infatti, l’organo amministrativo con delega può aver diritto ad un rimborso spese (amministratore) indipendentemente dal fatto che tale amministratore percepisca un compenso per il suo operato.

Le spese supplementari che un amministratore sostiene durante la gestione dell’azienda possono essere oggetto di rimborso da parte dell’impresa stessa. In questo modo l’amministratore, indipendentemente dal fatto che riceva un compenso per la sua attività, può ottenere il rimborso dei costi sostenuti per l’opera svolta per conto della società. Si tratta del c.d. “rimborso spese amministratore“.

Rientrano in questo ambito anche i rimborsi spesa per l’utilizzo dell’auto privata da parte dell’amministratore che si muove per conto della società.

In quest’ottica può essere importante analizzare cosa sono, come si applicano ed in quale modalità, i rimborsi spese amministratore. Inoltre, vedremo anche come calcolare il rimborso spese forfettario per l’utilizzo dell’autovettura propria dell’amministratore.

Rimborsi spese amministratore: aspetti generali

La prima considerazione sui rimborsi spese amministratore è che, sostanzialmente, riflettono le considerazioni che riguardano il rimborso spese spettante a dipendenti e collaboratori aziendali. Tuttavia, la figura del dipendente e dell’amministratore sono molto diverse tra di loro.

Come anticipato, al pari di quanto avviene nel rimborso spese indirizzato ad un dipendente, gli esborsi che l’amministratore si trova a sostenere nello svolgimento delle attività che gli vengono affidate dalla società sono soggetti al rimborso da parte dell’azienda.

L’indennità si rivela indispensabile soprattutto nel caso di una trasferta. Prima di entrare nel dettaglio del rimborso spese amministratore, occorre dunque analizzare il concetto di trasferta.

Che cos’è una trasferta di lavoro?
Sul piano fiscale, con questo termine si fa riferimento a viaggi lavorativi temporanei richiesti dall’impresa al proprio dipendente o amministratore in luoghi diversi da quelli in cui viene normalmente prestata l’attività lavorativa.

Il rimborso spese spettante all’amministratore: la trasferta

Il rimborso delle spese sostenute dall’amministratore può avvenire solo in caso di trasferta in luogo diverso da quello di residenza. Soltanto in questo caso e per motivi legati ad incarichi aziendali gli amministratori maturano il diritto ad un rimborso spese per trasferta.

Deve essere detto che nel caso degli amministratori soltanto in rari casi il contratto di lavoro indica in modo specifico il luogo di espletamento dell’incarico. Per questo si prende come riferimento il luogo di residenza dell’amministratore. Ne consegue che, in modo simile a quanto avviene per i dipendenti, le trasferte che possono dar luogo ad un rimborso spese in favore dell’amministratore sono soltanto quelle che richiedono il suo spostamento in un diverso comune. Viceversa, i rimborsi per incarichi nel medesimo territorio comunale, ad eccezione delle spese di trasporto, concorrono alla formazione del reddito del beneficiario.

Il rimborso spese spettante all’amministratore: la natura del rapporto di lavoro

Un’altra caratteristica che riguarda i rimborsi spese per gli amministratori e che differenzia questi ultimi dai rimborsi dipendenti riguarda la natura del rapporto tra lavoratori e società. Infatti, i collaboratori sono sempre inquadrati in un rapporto di lavoro subordinato o similare, mentre l’amministratore può essere o meno soggetto titolare di partita Iva. In particolare:

Qualora l’amministratore sia titolare di partita Iva e svolga il proprio incarico professionale in modo connesso all’attività dell’impresa, il trattamento fiscale dei rimborsi spese è quello tipico dei lavoratori autonomi;Qualora l’amministratore sia inquadrato come lavoratore dipendente o parasubordinato presso la società per cui opera, le regole sul rimborso spese sono assimilabili a quelle previste per i lavoratori dipendenti. Rimborsi spese amministratore: le differenti tipologieLa disciplina in questione è influenzata da tre variabili principali, che determinano l’applicazione di regole diverse a seconda dei casi:Come accennato, se un amministratore figura come dipendente della società – ovvero sia percepisce uno stipendio come collaboratore parasubordinato della stessa – il regime fiscale relativo ai rimborsi delle spese è quello definito dall’art. 51 del DPR n. 917/86 (TUIR), che individua le regole applicabili al rimborso spese dei dipendenti.Dunque, il trattamento fiscale del rimborso spese amministratore per vitto, alloggio e trasporto è influenzato dalla tipologia di inquadramento contrattuale dell’amministratore. Sul punto può essere utile specificare che nella maggior parte dei casi gli amministratori di società non sono titolari di partita Iva, al di fuori di amministratori che sono, contemporaneamente, professionisti.

Le differenti tipologie di spese, ovverosia o costi relativi a vitto e alloggio o le spese di trasporto (con riferimento al rimborso spese chilometrico amministratore).Tutto ciò che riguarda contabilità ed erogazione dei rimborsi, con riferimento al rimborso analitico, forfettario o al rimborso misto.Il rimborso spese amministratore: il modello analiticoAi fini del corretto trattamento fiscale per la società del rimborso spese analitico viene solitamente compilata una nota spese per provvedere all’emanazione delle somme anticipate dall’amministratore nell’esercizio dell’attività di interesse per l’impresa. Le regole per la deducibilità dei costiAi fini della deducibilità dei costi sostenuti per vitto e alloggio il TUIR stabilisce che:Nel rimborso analitico (o a piè di lista) è molto importante la distinzione fra le diverse fonti di spesa. Infatti, quando si tratta di spese per vitto e alloggio, le imprese hanno la possibilità di dedurre integralmente tutti i costi documentati dall’amministratore, osservando tuttavia dei limiti.Il rimborso spese analitico per l’amministratore è legato alla certificazione analitica delle diverse spese anticipate personalmente dall’amministratore nell’espletamento dell’incarico societario. Affinché possa essere applicato il rimborso spese analitico è necessaria la conservazione e l’esibizione dei documenti giustificativi (fatture, ricevute, documento commerciale, etc). La combinazione di questi fattori determina regole peculiari in tema di deducibilità del rimborso, sia per l’impresa che per l’amministratore stesso. In generale, sebbene le regole variano a seconda delle tipologie di spese (vitto, alloggio o trasporto), è utile distinguere fra rimborso spese analitico (o a piè di lista), rimborso forfettario (o indennità di trasferta giornaliera) e rimborso misto.

La deducibilità per la società è ammessa entro il 75% dell’importo, se la trasferta avviene all’interno del territorio comunale;E’ possibile dedurre fino a 180,76€, se la trasferta avviene in Italia;In caso di missione all’estero, la deducibilità del rimborso spese di trasferta è ammessa fino a 258,23€.Le somme ricevute a titolo di rimborso per trasferta non contribuiscono alla formazione del reddito dell’amministratore. Questo, a meno che lo spostamento non sia avvenuto all’interno del territorio comunale: in questo caso, infatti, le somme ricevute a titolo di rimborso concorrono alla formazione del reddito.Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. In questo modo, l’amministratore non è tenuto – almeno per quanto riguarda vitto e alloggio – a compilare alcuna nota spese, né a rendicontare in modo analitico gli esborsi effettuati, presentando i relativi giustificativi. Ciò si traduce in una notevole semplificazione, soprattutto nel rapporto di gestione del rimborso spese e scritture contabili della società.Limiti di rimborso forfettario esenti da tassazione per l’amministratoreLa differenza più grande tra rimborso spese a piè di lista e rimborso forfettario si può dire gravi principalmente sull’amministratore (e, considerata l’assimilazione del relativo rapporto con la società, sui dipendenti). Infatti, per quest’ultimo l’indennità di trasferta non concorre a formare il reddito (e, dunque, può essere dedotta sia dalla società che dall’amministratore) fino ad una certa somma, ossia:In questo caso è comunque molto importante evidenziare tutti i dettagli relativi alle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale. Infatti, se l’amministratore esegue un incarico senza allontanarsi dal Comune di residenza o in cui svolge l’attività, anche se dovesse beneficiare di un rimborso per la trasferta, la relativa somma percepita a titolo di vitto e alloggio concorre a formare il suo reddito. Ciò con l’eccezione delle spese di trasporto che, se debitamente documentate, risultano comunque esentasse.Il rimborso spese effettuato seguendo il regime forfettario è molto diverso dal sistema analitico (o a piè di lista) e presenta alcuni vantaggi. In questo caso, infatti, si prevede che la società paghi un compenso giornaliero prestabilito all’amministratore (come l’indennità di trasferta), indipendentemente dalla durata della trasferta o dalle attività connesse. Il rimborso spese amministratore: il metodo forfettarioDiverso è il caso delle spese di trasporto. Infatti, se l’amministratore si sposta per raggiungere la sede della trasferta utilizzando il proprio veicolo, l’ammontare del rimborso potrà essere formulato soltanto in forma chilometrica, attraverso il calcolo effettuabile mediante tabella ACI. In questo caso, peraltro, l’azienda può dedurre tutto l’importo nei limiti di quanto risultante dal predetto calcolo. Viceversa, se l’amministratore utilizza un biglietto aereo o ferroviario, il rimborso copre l’intero costo sostenuto purché sia documentata.

Nel limite di € 46,48 al giorno quando la trasferta avviene in Italia;Nel limite di € 77,46 al giorno, se la trasferta ha luogo all’estero.Il rimborso spese amministratore: il metodo mistoNel caso del regime di rimborso misto, una parte delle spese viene rimborsata con metodo analitico e la restante parte risulta assorbita all’interno dell’indennità giornaliera di trasferta.In dettaglio:L’ultima tipologia di indennità è il rimborso spese misto. Questo metodo di rimborso prevede la combinazione del sistema analitico e di quello forfettario. Tuttavia, con questo metodo – come specificato dall’Agenzia delle Entrate – non risultano applicabili i limiti di deducibilità previsti per il rimborso analitico. Se l’amministratore percepisce, a titolo di rimborso spese per vitto e alloggio, un importo superiore a queste soglie, l’eventuale eccedenza viene considerata come parte del suo reddito. Ne deriverà l’obbligo di dichiarazione dei redditi in capo all’amministratore e la conseguente tassazione a titolo di base imponibile.

Se si rimborsano in modo analitico le spese relative al solo vitto o al solo alloggio (mentre le altre si riconducono alla indennità di trasferta forfettaria), l’amministratore può dedurre i 2/3 dell’importo che sarebbe deducibile nel sistema forfettario integrale, e cioè: Fino a € 30,99 in caso di trasferta in Italia;Fino a € 51,65 in caso di trasferta all’estero;

Se il rimborso a piè di lista riguarda sia le spese di vitto che di alloggio, l’indennità ulteriore diventa parte del reddito se supera un importo pari ad 1/3 di quello costituente il limite del regime forfettario, e quindi spese che superano i € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte internazionali.Quasi tutte le imprese per lo svolgimento della propria attività devono utilizzare automezzi per recarsi dai propri clienti o fornitori o comunque per altre esigenze connesse all’azienda. In questi casi, molto spesso le imprese preferiscono non acquistare dei mezzi aziendali, ma autorizzare i propri amministratori o soci all’utilizzo della propria auto rimborsandogliene le spese.In particolare, il rimborso spese chilometrico amministratore è una sorta di valutazione a forfait giornaliera delle spese per trasporti sostenuta per eseguire la trasferta. L’applicazione di questo meccanismo può avvenire soltanto se l’amministratore si sposta utilizzando il proprio veicolo oppure noleggiando un’automobile. Viceversa, in caso di trasporto aereo o ferroviario, i relativi costi rientrano nel regime analitico.La determinazione del rimborso chilometrico, però, a differenza del rimborso forfettario, non è lasciata alla libera determinazione dei privati, ma avviene utilizzando apposite tabelle predisposte dall’ACI. L’ente predispone periodicamente di una tabella in cui, per ogni tipologia di veicolo e di alimentazione, determina, in funzione della distanza, l’ammontare dell’esborso sostenuto per il trasporto, variabile in funzione di quelli che sono i prezzi medi del carburante. Per quanto riguarda le società di capitali, il presupposto per l’ottenimento dei rimborsi spese autoveicoli è legato all’autorizzazione dell’assemblea all’utilizzo dell’auto privata dell’amministratore per lo svolgimento dell’attività. “Se il [titolare di rapporto di collaborazione coordinata e continuativa/ amministratore] sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel”.Da questa disposizione è possibile individuare alcuni elementi fondamentali:Espletato questo atto è possibile verificare la disciplina fiscale contenuta nell’articolo 95, comma 3 del TUIR. Questa disposizione prevede quanto segue:La disciplina fiscale sul rimborso chilometrico dei costi autoL’utilizzo della propria auto da parte dell’amministratore, in attività che prevedono molti spostamenti, porta al riconoscimento a quest’ultimo di importi anche molto ingenti a titolo di rimborso spese. Per questo motivo in caso di accertamento fiscale questa voce viene fatta oggetto di particolare attenzione e sono molto frequenti i rilievi che contestano la deducibilità in capo alla società di questo tipo di costo.Infatti, se correttamente comprovate con ricevute o copie dei titoli di viaggio, le spese di trasporto o viaggio sono restituite al dipendente dall’impresa. Quest’ultima può dedurle integralmente (a differenza dei costi per vitto e alloggio in regime di rimborso analitico).Focus sul imborso spese chilometrico all’amministratore

Il rimborso spese chilometrico per l’amministratore è deducibile per l’azienda. La deducibilità del costo è parametrata alla potenza dell’autoveicolo utilizzato. L’auto deve, infatti, avere una potenza limitata per poter dedurre l’intero costo e se la stessa ha una potenza superiore il costo deducibile è parametrato a quello che si sarebbe sostenuto utilizzando un’auto di potenza inferiore e pari a quella indicata dalla norma (17 o 20 cavalli fiscali a seconda del tipo di alimentazione);All’amministratore può essere rimborsato il costo dell’uso di un’auto in proprietà o di un’auto noleggiata al fine di essere utilizzata per una specifica trasferta;Che il costo è rimborsabile in base alla percorrenza svolta e quindi in base al numero di chilometri percorsi per l’attività svolta per conto della società;Che l’amministratore deve essere autorizzato all’uso di un’auto di sua proprietà (o noleggiata per la trasferta).Stante quanto detto sinora nella pratica il rimborso del costo legato all’uso della propria autovettura da parte dell’amministratore di una società è deducibile se vengono rispettate le seguenti condizioni:Rimborso spese chilometrici amministratori: gli elementi per la deducibilità del rimborso

L’auto utilizzata è di proprietà dell’amministratore o è stata noleggiata per una specifica trasferta;L’auto utilizzata ha una potenza non superiore a 17 cavalli fiscali se alimentata a benzina e a 20 cavalli fiscali se alimentata a gasolio;L’amministratore è stato autorizzato dalla società all’utilizzo dell’auto dietro rimborso;L’importo del rimborso viene commisurato al numero di km percorsi valorizzati secondo le tabelle ACI avuto riguardo alla percorrenza e al tipo di auto utilizzata.Dal punto di vista probatorio, in sede di accertamento fiscale, non è sufficiente effettuare un pagamento avente come causale “Rimborso spese amministratore” o “Rimborso chilometrico amministratore”. Sul punto, occorre predisporre della documentazione da tenere agli atti dalla quale risulti obbligatoriamente: L’importanza della documentazione probatoria

Il tipo di auto utilizzata; La percorrenza in km delle trasferte effettuate; La tariffa chilometrica applicata e l’autorizzazione della società all’amministratore a svolgere le trasferte con il proprio mezzo dietro rimborso.Il verbale di assemblea che autorizza l’amministratore all’uso della propria autoA tal fine in caso di società di capitale dovrebbe essere steso un verbale nel quale l’assemblea autorizza l’amministratore all’utilizzo della propria auto. Questo verbale deve essere inserito all’interno del libro dei verbali delle assemblee dei soci. ***Affinché si possa dedurre il costo del rimborso è poi necessario dimostrare l’esistenza dell’autorizzazione all’amministratore ad utilizzare la propria auto dietro rimborso spese per lo svolgimento delle trasferte. Tuttavia, per prassi, appare opportuno integrare tale documentazione con dettagli che indichino per ogni singola giornata gli spostamenti effettuati con l’indicazione del percorso svolto e della motivazione con il massimo dei dettagli possibili (ad esempio il nome delle persone incontrate). Infine, appare opportuno, se possibile, tenere documentazione di fonte terza che attesti l’effettività della trasferta (ad esempio biglietti autostradali, ricevute di pagamento di carburante, scontrini o ricevute di bar, ristoranti, alberghi ecc...).

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